بهترین روش ارسال صورتحساب به سامانه مودیان

سازمان امور مالیاتی در تاریخ یکم بهمن 1401 در سامانه intamedia.ir، نحوه ارسال اطلاعات صورتحساب الکترونیکی مودیان مالیاتی اشخاص حقوقی مشمول رعایت مقررات قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان را اعلام کرده است. پس از ثبت نام مودیان در سامانه my.tax.gov.ir مطابق ضوابط سازمان امور مالیاتی، کارپوشه‌ای به مودیان مالیاتی از طرف سازمان تخصیص داده می‌شود و پس از انتخاب پرونده مالیاتی، در بخش عضویت کارپوشه، امکان تکمیل اطلاعات و دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی را مودیان مالیاتی خواهند داشت. این شناسه باید در تمامی صورتحساب‌های فروش ارسالی به سامانه مودیان درج شود، لذا حفظ و نگهداری شناسه یکتای مالیاتی بسیار حیاتی است.

در این مقاله ضمن بررسی انواع روش های ارسال صورتحساب به سامانه مودیان، به این نکته که کدام یک از روش‌ها بهتر است و مودیان مالیاتی با صرف هزینه کمتر و به صورت مطمئن‌تر و با مدیریت زمان و حفظ حریم امنیتی می‌توانند صورتحساب‌های خود را در هر زمان به سامانه مالیاتی ارسال کنند، خواهیم پرداخت.

انواع صورتحساب‌ها در سامانه مودیان مالیاتی

قبل از اینکه به بهترین روش ارسال صورتحساب‌ها به سامانه مودیان بپردازیم، ابتدا انواع صورتحساب‌ها را طبق تعریف سازمان مالیاتی شرح خواهیم داد.

صورتحساب الکترونیکی اصلی فروش

اولین صورتحسابی که مودیان مالیاتی به‌صورت الکترونیکی باید بعد از هر معامله صادر و به سامانه مودیان ارسال کنند، همان فاکتور فروش کالا و خدمات است.

صورتحساب الکترونیکی اصلاحی

بعد از صدور صورتحساب اصلی اگر نیاز به اصلاح باشد، صادر کننده صورتحساب الکترونیکی باید صورتحساب جدیدی که حاوی شماره منحصر به‌فرد مالیاتی صورتحساب مرجع است را صادر و به سامانه مودیان ارسال کند. در صورتحساب اصلاحی، تمامی اطلاعات صورتحساب الکترونیکی مرجع به همراه اصلاحات آن درج می‌شود. این صورتحساب در صورتی که از نوع اول باشد، همانند صورتحساب اصلی نیاز به تایید خریدار دارد.

صورتحساب الکترونیکی ابطالی

بعد از صدور صورتحساب اصلی فروش یا صورتحساب اصلاحی، در صورتی که اقلام اطلاعاتی تغییر یابد و بر اساس اسناد و مدارک مثبت، عدم تحقق معامله احراز شود، فروشنده نسبت به صدور صورتحساب الکترونیکی ابطالی حاوی شماره منحصر به‌فرد مالیاتی صورتحساب الکترونیکی مرجع و ارسال آن به سامانه مودیان اقدام می‌کند و در این‌صورت است که صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان، ابطالی محسوب می‌شود.

نکته مهم این است که پس از ابطال صورتحساب الکترونیکی، امکان صدور صورتحساب الکترونیکی اصلاحی برای آن صورتحساب وجود ندارد و شرط دیگر ابطال صورتحساب الکترونیکی، عدم بهره برداری از آن در امور تجاری و پرونده مالیاتی است.

صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش

اگر بعد از صدور صورتحساب الکترونیکی، بخشی از موضوع معامله، کالا / خدمت (از طرف خریدار) برگشت داده شود، فروشنده نسبت به صدور صورتحساب الکترونیکی برگشتی اقدام می‌کند.

انواع روش‌های ارسال صورتحساب‌ها به سامانه مودیان مالیاتی

اطلاعات صورتحساب‌های اصلی، اصلاحی، برگشت از فروش و ابطالی باید توسط مودیان به‌صورت الکترونیکی به سامانه مودیان مالیاتی ارسال شود. مودیان مالیاتی می توانند از یکی از روش‌های زیر صورتحساب‌های خود را به سامانه مودیان ارسال کنند.

از طریق ارسال مستقیم توسط شخص مودی

مؤدی در این روش نسبت به امضای صورتحساب الکترونیکی با استفاده از کلید خصوصی خود و صدور و ارسال اطلاعات صورتحساب الکترونیکی اقدام می‌کند.

از طریق شرکت معتمد نوع 1 با کلید شرکت معتمد

در روش غیرمستقیم شرکت معتمد اطلاعات صورتحساب الکترونیکی مودی را دریافت و با استفاده از کلید خصوصی و زیرساخت‌های خود اقدام به صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی می‌کند.

از طریق شرکت معتمد نوع 1 با کلید مودی

در این روش غیر مستقیم، مودیان مالیاتی نسبت به امضای صورتحساب الکترونیکی با استفاده از کلید خصوصی خود و صدور صورتحساب الکترونیکی اقدام می‌کند. مسئولیت صدور صورتحساب الکترونیکی با مودی و مسئولیت ارسال اطلاعات صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان با شرکت معتمد ارائه کننده خدمات مالیاتی است.

از طریق سامانه‌های دولتی

در این روش مؤدی در کارپوشه خود ارسال اطلاعات به سامانه مؤدیان را سامانه‌های دولتی انتخاب می‌کند. در این حالت، امکان ارسال اطلاعات از سامانه‌های دولتی امکان پذیر خواهد شد. مسئولیت صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی با مؤدی است.

نتیجه گیری

بهترین و مطمئن‌ترین روش برای ارسال صورتحساب به سامانه مودیان، هم اکنون روش اول یا همان روش مستقیم است. در این روش مؤدی به کمک نرم افزارها اقدام به ارسال صورتحساب‌ها به‌صورت خودکار و با حفظ حریم خصوصی برای سامانه مودیان مالیاتی می‌کند. اطلاعات حافظه مالیاتی و شناسه یکتا مالیاتی در اختیار خودش است و از نتیجه وضعیت آنها آگاه می‌شود و در صورتی‌که صورتحساب‌ها خطایی داشتند و مورد تائید سازمان امور مالیاتی واقع نشده باشند، خود مؤدی نسبت به پیگیری و اصلاح آنها اقدام می‌کند. بنابراین در این روش مؤدی با حذف اشخاص ثالث به راحتی می‌تواند در اسرع وقت نسبت به پیگیری وضعیت صورتحساب‌ها اقدام کند و اطلاعات کالا و خدماتی را که در نرم افزار فروش است، شامل فاکتورهای فروش، برگشت از فروش، فاکتور اصلاحی و ابطالی را بدون عملیات اضافی و با حفظ یکپارچگی و حذف کاربران، برای ارسال دستی یا اکسل، به‌صورت مستقیم برای سامانه مودیان، ارسال و بارگذاری کند. در این روش اطلاعات محرمانه مانده و شناسه مالیاتی در اختیار سایر اشخاص قرار نمی‌گیرد. نمونه این نرم افزار توسط شرکت برهان سیستم پاسارگاد تولید شده و هم اکنون مؤدیان مالیاتی که کاربر نرم افزارهای برهان سیستم پاسارگاد هستند به آسانی می توانند اطلاعات صورتحساب‌های خود را به‌صورت مستقیم به سامانه مودیان ارسال کنند و از نتایج آن مستقیماً در این سامانه مطلع می‌شوند.

از طرفی تعدادی از شرکت‌ها اقدام به تولید و ارائه نرم افزار سامانه مودیان مالیاتی به‌صورت مستقل کرده اند، این ماژول با توجه به شرایط فعلی تولید شده است که به‌خاطر برخی معایب و ضعف‌ها به شرح زیر توصیه می‌شود از آنها استفاده نشود:

• این نرم افزارها به‌صورت جزیره ای هستند
• جزو لیست معتمدین سازمان امور مالیاتی نیستند.
• هر دفعه اطلاعات را باید از طریق اکسل به صورت دستی به نرم افزار وارد و برای سامانه ارسال کنید
• برای ورود اطلاعات صورتحساب‌ها دوباره کاری می‌شود و هزینه و زمان ارسال صورتحساب‌ها افزایش می‌یابد
• امکان بروز خطا و اشکالات در ارسال صورتحساب‌ها از اکسل به نرم افزار و نهایتاً به سامانه مودیان وجود دارد
• در این نرم افزارها اطلاعات درخواستی فقط مربوط به صورتحساب‌ها هستند و اطلاعات مربوط به تسویه نقدی یا نسیه در آن‌ها وجود ندارد که در آینده این امکانات و سایر موارد درخواستی سازمان مالیاتی باید اضافه شوند. لذا در صورت اضافه کردن آنها، هزینه‌های آن مطالبه خواهد شد و در صورتیکه این امکانات اضافه نشوند مجبور به کنارگذاری آن نرم افزارها هستید
• تعهد ارائه خدمات پشتیبانی هم یکی از موارد بسیار مهم است که باید به آن توجه کرد

در آخر پیشنهاد می‌شود نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان را از شرکتی تهیه کنید که نرم افزارهای مالی و بازرگانی خود را از آن جا تهیه کرده اید.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد سامانه مودیان مالیاتی کلیک کنید.