دو مهارت طلایی برای افزایش بهره‌وری
این حقیقت بر همه روشن است: آدم ها به دنبال بهره وری و کارآمدی هستند. دو مفهوم مهم، یعنی «مدیریت توجه» و «مدیریت زمان»، نقش مهمی در دستیابی به این اهداف دارند. یکی از این دو، روی این موضوع تمرکز دارد که چطور می‌توانیم حواس پرتی ها را از خود دور کنیم و متمرکز بمانیم. و دیگری مربوط است به این که چطور زمانمان را به درستی تقسیم کنیم و از آن به طور بهینه استفاده کنیم.
این تنها یک تفاوت ابتدایی میان این دو رویکرد است: برای رسیدن به یک زندگی متعادل، باید به طور عمیق تری به این تفاوت ها بپردازیم. در اینجا تفاوت های میان مدیریت توجه و مدیریت زمان را بررسی خواهیم کرد. با یادگیری این دو مهارت می‌توانید بهره وری خود را در دنیای پرشتاب امروز افزایش دهید.
تفاوت میان مدیریت زمان و مدیریت توجه چیست؟ همان‌طور که گفتیم مدیریت زمان و توجه، هر دو برای افزایش بهره وری ضروری هستند اما هر کدام روی جنبه های متفاوتی تمرکز دارند. در ادامه، تفاوت های این دو را تفکیک می کنیم:
1. تمرکز و انرژی: مدیریت توجه یعنی هدایت تمرکز ذهنی و انرژی فرد. به این منظور باید توانایی این را داشته باشید که روی امور مهم تمرکز کنید، حواس پرتی ها را به حداقل برسانید و در کار خود غرق شوید.
2. کاهش حواس پرتی ها: این یعنی محافظت از تمرکز در برابر عوامل حواس پرتی های پی در پی، مثل پیام ها، ایمیل ها و مزاحمت ها، به خصوص در دنیای دیجیتال امروز که مملو از این حواس پرتی هاست.
3. تقسیم موثر زمان: در مقابل، مدیریت زمان، حول محور تقسیم و استفاده بهینه از زمان است. این شامل تعیین اولویت ها، برنامه ریزی زمانی و بهینه سازی روتین های روزانه است.
4. دستیابی به اهداف: مدیریت زمان، تضمین می‌کند که زمان خود را هوشمندانه تقسیم بندی کنید تا وظایف را به انجام برسانید و به اهداف خود برسید، حتی اگر محیط اطرافتان، پر از حواس پرتی ها باشد.
5. رویکردهای مکمل: در حالی که مدیریت توجه، بر حفظ تمرکز تاکید دارد، مدیریت زمان به شما کمک می‌کند روز خود را ساختارمند کنید تا از زمان خود بهره برداری حداکثری ببرید. این دو رویکرد اگر با هم اعمال شوند، بهره وری و اثربخشی شما را به طرز چشمگیری افزایش خواهند داد.
تکنیک ها و استراتژی های مدیریت زمان
مدیریت زمان، شامل مجموعه ای از تکنیک ها و استراتژی هاست که کمک می‌کند از وقت خود به شکلی موثر و کارآمد بهره ببرید. در اینجا به برخی از روش‌های کلیدی مدیریت زمان اشاره می کنیم:
1. اولویت بندی: اولویت بندی به معنای تقسیم بندی وظایف بر اساس اهمیت و فوریت آنها با استفاده از روش‌هایی مثل «جدول آیزنهاور» است. این روش، وظایف را به چهار دسته تقسیم می‌کند: فوری و مهم، مهم اما غیرفوری، فوری اما غیرمهم، نه فوری نه مهم. با تمرکز بر دو دسته اول، ابتدا کارهای مهم را انجام می‌دهید.
2. لیست کارها: لیست کارهای انجام دادنی مثل نقشه راه فعالیت های روزانه است. اما فراتر از صرفا نوشتن وظایف، می‌توانید با تقسیم هر وظیفه به وظایف کوچک‌تر و قابل اجرا، اثربخشی این لیست را افزایش دهید. تقسیم وظایف به وظایف کوچک‌تر، باعث می‌شود وظیفه ها آسان تر به نظر برسند و پیگیری روند پیشرفت، راحت تر شود.
3. بلوک بندی زمان: در این روش، برای هر نوع فعالیت، بازه زمانی مشخصی در نظر گرفته می‌شود. مثلا ممکن است صبح را به فعالیت های عمیق و نیازمند تمرکز اختصاص دهید و بعد از ظهر را به جلسات و امور اداری. این رویکرد، کمک می‌کند روزتان ساختارمند شود و بهره وری افزایش یابد.
4. هدف گذاری: مدیریت زمان موثر با تعیین اهداف روشن آغاز می‌شود. استفاده از روش SMART، یا همان تعیین اهداف «مشخص، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، مرتبط و دارای زمان‌بندی»، به شما کمک می‌کند اهدافی تعیین کنید که هم انگیزه بخش باشند و هم قابل تحقق.
5. واگذاری وظایف: واگذار کردن کارها یکی از مهارت های مهم در مدیریت زمان است. با سپردن برخی از وظایف به دیگران می‌توانید زمان خود را صرف مسوولیت های مهم تر و حیاتی تر کنید. این نوع واگذاری موثر، علاوه بر افزایش بهره وری به تقویت روحیه تیمی و همکاری اعضای تیم نیز کمک می‌کند.
6. حذف حواس پرتی ها: شما باید حواس پرتی های رایج و همیشگی در محیط کار خود را شناسایی کنید، مثل نوتیفیکیشن های شبکه های اجتماعی یا همکارهای پر سر و صدا. و اقداماتی انجام دهید تا این حواس پرتی ها به حداقل برسند. به این منظور، می‌توانید از ابزارهایی مثل «مسدودکننده های وب‌سایت» یا هدفون های «نویزگیر» کمک بگیرید.
7. تقسیم وظایف به گام های کوچک‌تر: تقسیم کردن وظایف به مراحل کوچک‌تر و قابل مدیریت، باعث می - شود آنقدرها هم طاقت فرسا به نظر نرسند. این روش همچنین کمک می‌کند روند پیشرفت را بهتر ارزیابی کنید و البته، پس از تکمیل هر مرحله، حس موفقیت و دستاورد و انگیزه ای برای انجام مرحله بعد داشته باشید.
8. ردیابی زمان: ردیابی زمان به معنای نظارت بر نحوه صرف زمان در طول روز است. این روش تحلیلی به شما کمک می‌کند حوزه های کلیدی را که باید در آنها، کارآمدی خود را افزایش دهید شناسایی کنید و زمان خود را به شکلی موثرتر تخصیص دهید.
9. توانایی «نه گفتن»: باید نه گفتن را یاد بگیرید. این توانایی، نقشی حیاتی در جلوگیری از شلوغ شدن برنامه های روزانه دارد. باید به شکلی محترمانه و قاطعانه، تعهدات اضافی که با اولویت هایتان هم راستا نیستند را رد کنید. این به شما امکان می‌دهد هم زمانتان را حفظ کنید و هم روی کارهایی تمرکز کنید که بیشترین اهمیت را دارند.
10. ارزیابی و اصلاح: راهکارهای مدیریت زمان خود را به طور مرتب بررسی کنید تا ببینید کدام روش‌ها جواب می‌دهند و کدام ها موثر نیستند. تکنیک های خود را در صورت لزوم، اصلاح کنید تا در برابر شرایط متغیر، انعطاف پذیر و پاسخگو باشید.
تکنیک ها و استراتژی های مدیریت توجه
برای رفع ناتوانی در مدیریت توجه، می‌توانید روش‌های مختلفی را به کار ببرید. با به‌کارگیری استراتژی ها و متدهای مدیریت توجه که در ادامه مطرح شده اند، می‌توانید رویکرد مدیریت توجه خود را بهبود بخشید و در طی روز، متمرکزتر و پربازده تر باشید. این راهکارها از این قرارند:
1. مدیتیشن ذهن آگاهی: مدیتیشن ذهن آگاهی یکی از تکنیک های قدرتمند در حوزه مدیریت توجه است. در این روش، شما ذهن خود را آموزش می دهید تا هنگام انجام یک کار، در آنجا حضور کامل داشته باشد و کاملا در آن غرق شود. با تمرین منظم جلسات ذهن آگاهی، می‌توانید توانایی خود در حفظ تمرکز و مقاومت در برابر حواس پرتی ها را افزایش دهید.
2. تک وظیفه ای (سینگل تسکینگ): برخلاف مولتی تسکینگ که توانایی انجام همزمان چند کار است، در روش تک وظیفه ای، شما تمام تمرکز خود را روی یک وظیفه در حین انجامش معطوف می کنید. با انجام هر کار به این روش، می‌توانید آن را به شکلی موثرتر و با کیفیت بهتر به اتمام برسانید.
3. کاهش چندوظیفه ای (مولتی تسکینگ): انجام همزمان چند کار می‌تواند تمرکز شما را مختل کرده و بهره‌وری را کاهش دهد. بنابراین، بهتر است با اولویت بندی وظایف و تمرکز بر انجام یک کار در هر زمان، مولتی تسکینگ را به حداقل برسانید. ابتدا یک کار را به پایان رسانده و سپس روی کار بعدی تمرکز کنید.
4. ایجاد محیطی بدون حواس پرتی: محیط کار خود را به شکلی طراحی کنید که عوامل مزاحم به حداقل برسند. این کار می‌تواند شامل خاموش کردن نوتیفیکیشن ها، استفاده از هدفون های نویزگیر یا مرتب نگه داشتن میز کارتان باشد.
5. بلوک های زمانی برای تمرکز: بازه های زمانی مشخصی را به انجام کارهایی اختصاص دهید که نیاز به تمرکز دارند و نباید کسی یا چیزی مزاحمتان شود. می‌توانید در این بازه ها، نوتیفیکیشن ها را بی صدا کنید و به اطرافیانتان اطلاع دهید که در این بازه در دسترس نیستید، مگر اینکه کارشان ضروری باشد.
6. استفاده از اپلیکیشن های مدیریت توجه: اپلیکیشن های مختلفی وجود دارند که برای مدیریت موثر توجه طراحی شده اند. این ابزارها معمولا امکانات و قابلیت هایی مثل مسدودکننده ها، زمان سنج و ردیابی توجه دارند که کمک می‌کنند روی کار خود متمرکز بمانید. برخی از این ابزارها عبارتند از: Freedom, Cold Turkey, LeechBlock, Forest, SelfControl, Focus.
7. تمرین قانون دو دقیقه: این قانون ساده را به عادت روزمره خود تبدیل کنید. اگر انجام کاری کمتر از دو دقیقه زمان می برد، همان لحظه انجامش دهید. این کار از انباشته شدن وظایف کوچک جلوگیری می‌کند و مانع از آن می‌شود که به حواس پرتی تبدیل شوند.
8. استراحت های آگاهانه: در طول روز، استراحت های کوتاه و آگاهانه را در برنامه خود بگنجانید. این وقفه ها کمک می‌کنند تمرکز ذهنی خود را تجدید کرده و با انرژی دوباره و تمرکز سازماندهی شده به ادامه کارها بپردازید.
9. محدود کردن استفاده از ایمیل و شبکه های اجتماعی: زمان های مشخصی را تعیین کنید که در آن، به ایمیل ها پاسخ دهید و شبکه های اجتماعی را چک کنید. از چک کردن مدام فضاهای آنلاین بپرهیزید چون این کار، توجه و روند کارتان را مختل می‌کند.
10. استفاده از تکنیک «پومودورو»: تکنیک پومودورو شامل کار کردن در بازه های کوتاه و متمرکز (معمولا 25 دقیقه ای) و سپس یک استراحت کوتاه 5 دقیقه ای است. این روش ساختاریافته به شما کمک می‌کند تمرکز خود را بهبود بخشیده و سطح بهره وری خود را افزایش دهید.
11. تمرین کار عمیق: این یعنی خود را در انجام وظیفه دشواری غرق کنید که نیازمند تمرکز شدید و بی وقفه در یک بازه طولانی است. برای پیشبرد موثر پروژه های پیچیده، باید این روش را تمرین کنید.
12. گوش کردن آگاهانه: هنگام ارتباط با دیگران، در کنارشان حضور کامل داشته باشید. وقتی فردی دارد با شما صحبت می‌کند به جای آن که پیشاپیش، در حال آماده کردن جواب خود باشید، سراپا گوش شوید و به صحبت های مخاطبتان توجه کنید. این رویکرد، کیفیت ارتباطاتتان را بالا می برد و باعث تقویت روابطتان می شود.
13. تفکر و تمرکز مجدد به طور منظم: زمانی را به تفکر و بازبینی عادت های مدیریت توجه خود اختصاص دهید. بررسی کنید که چه عواملی بیش از همه باعث حواس پرتی تان می شوند و راهکارهایی برای کاهش آنها پیدا کنید. سعی کنید مرتب تمرکز خود را بازگردانید تا بازه توجه تان بهبود یابد.
14. محدود کردن اطلاعات: در عصر دیجیتال، روزانه انبوهی از اطلاعات نامربوط به ذهن ما وارد می شوند. در چنین دوره ای، حواس پرتی و سرگرم اطلاعات نامرتبط و مبهم شدن در شبکه های اجتماعی، بسیار آسان است. بنابراین، باید منابع اطلاعاتی معتبر را انتخاب کنید، خبرنامه های غیرضروری را کنسل کنید و تعداد تب ها و اپلیکیشن هایی که روی دستگاهتان باز هستند، محدود سازید.
منبع: The Knowledge Academy