منشی یا مسئول دفتر؟ سازمان شما به کدام نیاز دارد؟

این سوالاتی است که در ذهن بسیاری از صاحبین کسب‌وکارها وجود دارد، کارفرماهایی که به خاطر مسائل مالی یا شاید به دلیل نداشتن درک درست از این مشاغل، چندان اهمیتی به استخدام یک فرد کاربلد نمی‌دهند.

جواب این است که شما به‌عنوان مدیرعامل کارهای مهم‌تری دارید و اگر به جای استخدام یک منشی یا مسئول دفتر حرفه‌ای بخواهید خودتان همه کارها را انجام دهید، قطعا در انجام وظایف مدیریتی دچار مشکل می‌شوید. در صورتی که اگر با فرد ماهر و توانمندی برای انجام امور اداری و دفتری همکاری کنید، خیلی سریع‌تر به اهداف سازمان می‌رسید.

حال قصد داریم به شما بگوییم که سازمان شما به منشی نیاز دارد یا مسئول دفتر؟ یا شاید هر دو؟!

منشی کیست و چه کارهایی انجام می‌دهد؟

منشی‌ها آچار فرانسه سازمان‌ها هستند و اکثر کارهای عمومی مربوط به شرکت را انجام می‌دهند. وظایف یک منشی به تلفن جواب دادن و تنظیم جلسه خلاصه نمی‌شود و بیش‌تر و مهم‌تر از این حرف‌هاست. برنامه‌ریزی روزانه فعالیت‌های شرکت و اعلام وظایفی که از سمت مدیریت تعیین می‌شود به کارکنان شرکت نیز از وظایف منشی است. در ضمن یک منشی ارتباط‌دهنده افراد داخل سازمان و همچنین ارتباط دهنده سازمان با مشتریان و افراد خارج از سازمان است. کسی که حضوری به شرکت شما مراجعه می‌کند یا از طریق تماس تلفنی با مجموعه‌تان ارتباط برقرار می‌کند، اولین ارتباطش با منشی سازمان است.

در دوره منشی گری به این پرداخته می‌شود که نقش منشی در بهبود ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی چقدر پررنگ است و این یک منشی خوب چطور می‌تواند به بهترین نحو فرهنگ و عملکرد سازمان شما را نشان دهد. این دوره برای مسئولین دفاتر، کارمندان اداری و مدیران داخلی نیز مناسب است.

مسئول دفتر کیست و چه وظایفی دارد؟

مسئول دفتر بازوی اجرایی مدیرعامل محسوب می‌شود و زیر نظر او فعالیت می‌کند. حتی در چارت سازمانی بعد از مدیرعامل مسئول دفتر قرار دارد. یک مسئول دفتر حرفه‌ای همه امور روزانه مدیرعامل را هماهنگ می‌کند و پل ارتباطی مدیرعامل با افراد داخل و خارج سازمان به حساب می‌آید. کسی که به‌عنوان مسئول دفتر استخدام می‌شود در واقع دستیار مدیرعامل است و باید امور داخلی شرکت را مدیریت کند و همه هماهنگی‌ها را انجام دهد تا مدیرعامل درگیر کارهای جزئی نشود و وقت کافی داشته باشد تا امور مهم و اساسی سازمان را پیش ببرد.

وقتی یک مسئول دفتر حرفه‌ای داشته باشید تازه متوجه می‌شوید که چقدر همه چیز راحت‌تر انجام می‌شود و زودتر به اهدافتان می‌رسید. خلاصه که مسئول دفتری یکی از مهم‌ترین و کلیدی‌ترین پست‌های سازمانی است، به طوری که برای به دست آوردن این شغل باید سراغ آموزش مسئول دفتر رفت و مهارت‌های موردنیاز را یاد گرفت.

مسئول دفتر و منشی چه تفاوتی دارند؟

با توضیحاتی که دادیم شاید این سوال برایتان ایجاد شود که پس منشی و مسئول دفتر چه فرقی دارند؟ شغلشان یکسان است؟ خیر، این دو شغل مشخص است که شباهت‌هایی با هم دارند؛ اما یکسان نیستند و از نظر وظایف و مسئولیت‌ها و مهارت‌های موردنیاز تفاوت‌هایی با هم دارند.

منشی معمولا انجام کارهای عمومی شرکت را بر عهده دارد؛ اما مسئول دفتر وظایف مدیریتی‌تری دارد و کارهایی که به مدیرعامل و مدیران ارشد سازمان مربوط می‌شود را پیگیری می‌کند و انجام می‌دهد. در واقع مسئولیت‌ها و وظایف مسئول دفتر حرفه‌ای‌تر و کلی‌تر است. شاید حتی در مواردی حجم کار منشی بیش‌تر از مسئول دفتر باشد؛ اما کارهای مسئول دفتر با وجود محدودتر بودن، مدیریتی‌تر و خاص‌تر است. یکی دیگر از تفاوت‌های مسئول دفتر و منشی هم این است که مسئول دفتر نسبت به منشی به اطلاعات مهم‌تر و محرمانه‌تری دسترسی دارد.

فرق درآمد مسئول دفتر و منشی چیست؟

افرادی که آموزش امور اداری و دفتری می‌بینند می‌توانند به‌عنوان منشی، مسئول دفتر یا مدیر داخلی در سازمان‌ها مشغول به کار شوند. حالا در این میان میزان درآمد هم در تصمیم‌گیری افراد برای انتخاب شغل تاثیر دارد. مسئول دفترها چون شغل تخصصی‌تری دارند و در چارت سازمانی هم جایگاهشان بالاتر است، عموما نسبت به منشی‌ها حقوق بیش‌تری دریافت می‌کنند و میانگین درآمد مسئولین دفاتر و مدیران داخلی بیش‌تر از منشی‌هاست.

حتی این که به‌عنوان مسئول دفتر در چه سازمانی مشغول به کار شوید هم در میزان درآمد تاثیر دارد. سازمان‌های بزرگ اصولا مسئول دفتر حرفه‌ای با مهارت های بیش‌تر استخدام می‌کنند، بنابراین حقوق بالاتری در نظر می‌گیرند.

منشی یا مسئول دفتر استخدام کنیم؟

در جواب این سوال باید بگوییم استخدام منشی یا مسئول دفتر به اهداف و سیاست‌های سازمان شما، اندازه سازمان، میزان فعالیت‌ها و همه این موارد بستگی دارد و نمی‌توان برای همه شرکت‌ها یک نسخه واحد پیچید. ممکن است با توجه به حجم کار و اهداف، برای سازمان شما فقط استخدام یک منشی یا مسئول دفتر مسئولیت‌پذیر و باتجربه کافی باشد.

اما اگر سازمان شما بزرگ باشد و قاعدتا حجم کارها و میزان اهداف هم زیاد باشد، استخدام یک منشی یا مسئول دفتر کافی نیست و یک نفر نمی‌تواند به همه کارها رسیدگی کند. در چنین سازمان‌هایی اصولا برای هر دپارتمان یک منشی استخدام می‌شود و یک شخصی هم در راس تمام این منشی‌هاست که در واقع مسئول دفتر مدیرعامل خواهد بود.

هنگام استخدام منشی یا مسئول دفتر به نکات زیر دقت کنید

در نهایت منشی استخدام کنید یا مسئول دفتر یا بخواهید هر دو پوزیشن شغلی را در شرکت خود داشته باشید، به این دقت کنید به دلیل مسئولیت‌هایی که مسئولین دفاتر و منشی‌ها دارند، می‌توانند روی برندینگ سازمان شما بسیار تاثیرگذار باشند و روند انجام امور شرکت را تا حد قابل‌توجهی بهبود ببخشند.

بنابراین فردی را استخدام کنید که توانایی مدیریتی و مهارت‌های موردنظر این شغل را داشته باشد و بتواند با مدیریت زمان کارها را در زمان تعیین‌شده انجام دهد. همچنین مسئولین دفاتر و منشی‌ها باید روابط عمومی قوی و فن بیان خوبی داشته باشند؛ چرا که به هر حال با افراد زیادی در ارتباط هستند. بنابراین می‌توان نتیجه گرفت که تقویت مهارت‌های نرم و مهارت‌های عمومی به اندازه آموزش کارهای دفتری اهمیت دارد.

دوره آموزشی مسئول دفتری و امور اداری برنادل

منشی‌ها و مسئولین دفاتر برای این که بتوانند وظایف و مسئولیت‌های خود را به بهترین نحو انجام دهند و از عهده کارهایی که به آن‌ها واگذار شده بربیایند، باید در یک دوره معتبر آموزش امور اداری و دفتری شرکت کنند.

دوره آموزش مسئول دفتر برنادل علاوه بر آموزش مهارت‌های تخصصی، نرم‌افزاری و مالی مورد نیاز، به آموزش مهارت‌های عمومی مسئول دفتری نیز می‌پردازد. در این دوره شما صفر تا صد مسائل مربوط به مسئول دفتری و منشی‌گری و در واقع هر چیزی که برای تبدیل شدن به یک مسئول دفتر موفق و حرفه‌ای نیاز است را یاد می‌گیرید. مباحث این دوره کاملا کاربردی و مطابق نیاز بازار کار است و توسط بهترین اساتید این حوزه تدریس می‌شود تا شما کاملا برای انجام کارهای دفتری آماده شوید.

البته مخاطبان این دوره فقط منشی‌ها و مسئولین دفاتر نیستند، بلکه کارمندان اداری و مدیران داخلی هم که می‌خواهند مهارت‌های خود را ارتقاء دهند، این دوره برایشان مناسب خواهد بود. همچنین از مزیت‌های دوره مسئول دفتری برنادل می‌توان به امکان پرداخت اقساطی، آپدیت رایگان دوره و ارائه مدرک معتبر نیز اشاره کرد.

• پس از رد شدن در مصاحبه، چطور از کارفرما بازخورد بگیرم؟
• رامبد جوان با توصیه‌های کرونایی پشت خط تلفن
• ابزارهای غلبه بر بار هیجانی مدیرعاملی
• جای خالی ورود دانش‌بنیان‌ها در لوازم خانگی
• بانک صادرات ایران 14 هزار مسکن روستایی را نوسازی کرد

تولید محتوای بخش «وب گردی» توسط این مجموعه صورت نگرفته و انتشار این مطلب به معنی تایید محتوای آن نیست.