ضرورت راه اندازی مرکز اسناد و کتابخانه ملی در جنوب خراسان

به گزارش شبکه اطلاع رسانی راه دانا؛ علی احسانی مقدم پژوهشگر و کارشناس اسناد آرشیوی با تاکید بر راه اندازی مرکز اسناد و کتابخانه ملی در جنوب خراسان به خبرنگار خاورستان گفت: اسناد و نسخه های با ارزش تاریخی قابل توجهی از منطقه خراسان جنوبی در آرشیو ملی ایران تهران و مرکز اسناد و کتابخانه ملی خراسان رضوی مشهد و موزه و مرکز آستان قدس رضوی موجود است که لازم است به عنوان بخشی از میراث مکتوب کشور آنها را دریافت و سازماندهی کرد.

وی ادامه داد: تا به این روش فضای بایگانی دستگاه های اجرایی استان را آزاد و البته به سمت راه اندازی مرکز داده و همچنین دیجیتالی نمودن مکاتبات سوق داد.

وی با اشاره به این که خدمت به فرهنگ و تاریخ منطقه و آگاهی جامعه از مهمترین وظایف این مرکز است افزود: متصل شدن به پایگاه های اطلاعاتی و همچنین ایجاد دفتر آرشیو شفاهی و مصاحبه با بزرگان هر حوزه؛ از وظایف آن است.

وی تصریح کرد: موازی کاری بعضی از دستگاه های استان همچون دانشگاه و... و نداشتن تخصص افراد و رعایت نکردن دستورالعمل ها در مورد نگهداری نسخه های خطی و اوراق اهمیت ایجاد مرکز اسناد و کتابخانه ملی جنوب خراسان را دوچندان می کند.

وی اظهار داشت: این سازمان با تشکیلات و وظایفی که دارد با کتابخانه های عمومی استان تفاوت دارد چرا که در بحث کتاب کتابخانه ملی نقش مکادر کتابخانه ها را دارد و در بحث اسناد وظیفه اصلی اوراق ارزشمند خانگی و اسناد ادارات که از حالت جاری تبدیل به نیمه جاری و راکد شده اند وظیفه ارزشیابی و طبقه بندی و فهرست نویسی و نگهداری آنها را به عنوان هاپ دانش برعهده دارد.

احسانی مقدم در ادامه در تکمیل اهداف پیشنهادی طرح راه اندازی مراکز اسناد و کتابخانه ملی در جنوب خراسان گفت: سنت ها و دانش بشری به صورت مختلف، نسل به نسل انتقال یافته اند و شکل مکتوب آن، همواره دارای نقش و اهمیت ویژه ای بوده و در این میان، اسناد به عنوان معتبرترین منابع شناخت جوامع و فرهنگها، نقش انکار ناپذیر در انتقال میراث بشری به نسلهای بعدی داشته و ازطرفی به مثابه ابزاری جهت انجام امور دولتها و همچنین وسیله اثبات حق و حقوق مردمان به شمار می رود.

به گفته وی حفظ و نگهداری این میراث گرانبها، همواره مورد توجه دولتها و افراد ذینفع بوده است و امروزه آرشیوها چنین مسئولیت سنگینی را بر عهده گرفته و علاوه بر آن خدمات ویژه ای را نیز ارائه می دهند و آرشیوها قسمت اعظم اسناد خود را از بین مکاتبات و پرونده های دستگاههای دولتی تهیه می کنند.

وی تاکید کرد: ارزشیابی اسناد اساسی ترین فعالیت آرشیو و مدیریت اسناد می باشد چرا که مدیران اسناد بدون ارزشیابی از تصمیم گیری نهایی عاجزند و مهمترین مسئولیت آرشیو تصمیم گیری در خصوص انتخاب و گزینش اسناد است.

وی اظهار داشت: از طرفی وزارتخانه‌ها و سازمانها برای انجام وظایف خود، ناگزیر از مکاتبه درون و برون سازمانی می‌باشند. در این راستا سالانه به مقدار زیادی اسناد و پرونده‌هائی که حاوی مطالب مربوط به اقدامهای روزمره است تولید و نگهداری می‌شوند.

احسانی مقدم ادامه داد: اینگونه اسناد و پرونده‌ها پس از آنکه نقش خود را در سازمان مربوطه ایفا نمودند از چرخه اداری خارج شده و معمولاً مورد مراجعه دستگاه ها قرار نمی‌گیرند، براساس مفاد قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس‌ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلمها، میکروفیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و به طور مداوم یا غیرمداوم در تصرف دولت بوده است باید براساس مقررات خاصی مورد ارزشیابی قرار گیرند و اسنادی که از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی واجد ارزش نگهداری دائم باشند به آرشیو ملی منتقل و اوراقی که فاقد ارزشهای مزبور باشند، طی مراحل قانونی امحاء گردد.

وی مفهوم اسناد ملی را این گونه توضیح داد: طبق قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عکسها، نقشه ها، کلیشه ها نمودارها، فیلمها، میکروفیلمها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولتی رسیده است و بطور مداوم یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری دائمی داشته باشند اسناد ملی قلمداد می شوند.

به گفته وی بسیاری از مکاتبات اداری و اوراقی که در دستگاههای دولتی و سازمانهای اداری ایجاد می شود پس از طی مراحل جاری، راکد می شوند و بلااستفاده می مانند، پس از آنکه اینگونه مکاتبات و اوراق راکد شدند مجدداً کارشناس می شوند و چنانچه به تشخیص شورای اسناد ملی از لحاظ اداری، مالی، فنی، علمی، تاریخی، پژوهشی، فرهنگی، سیاسی، نظامی، اجتماعی و اقتصادی ارزش نداشته باشد اوراق زائد تلقی می شوند.

وی به این نکته هم اشاره کرد: امحای اوراق زائد مستلزم، اخذ مجوز از شورای اسناد ملی و رعایت کلیه مقررات از جمله آئین نامه تشخیص اوراق زائد، دستورالعملهای مربوط و تکمیل فرمهای مشخص می باشد و تهایتاً امحای اوراق زائد با نظارت سازمان اسناد و کتابخانه ملی انجام می پذیرد و امحای اوراق خارج از ضوابط ممنوع است و قابل پیگیری است.

وی در پاسخ به این سئوال که جمع آوری اسناد ملی به چه صورت انجام می شود نیز گفت: جمع آوری اسناد ملی از 3 طریق انتقال اسناد با ارزش از سازمانها و ادارات کل و و کلیه نهادها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت، که این اقدام پس از ارزشیابی اسناد صورت می گیرد. وی ادامه داد: اهدای اسناد از طرف مردم فرهیخته و فرهنگ دوست و خیرین و خرید اسنادی که از طرف مردم برای فروش عرضه گردیده است از دیگر روش ها برای جمع آوری اسناد ملی است.

وی در رابطه با نحوه خرید اسناد نیز گفت: ابتدا افرادی که مایل به فروش اسناد خود هستند آنها به مدیریت اسناد و کتابخانه ملی خراسان جنوبی تحویل می دهند و سپس این اسناد به کمیته خرید اسناد در تهران ارسال می شود و پس از تشکیل جلسه قیمت تعیین شده به فروشنده اعلام می گردد. در صورت توافق وجه اسناد به حساب فروشنده واریز و در غیر این صورت اصل اسناد به صاحب سند اعاده می شود.

انتهای پیام /