مدیریت «مخزن استعداد»

از طریق ایجاد و حفظ منبعی متنوع از کاندیداها و فعال نگه داشتن آنها به روش‌های معنادار، مجموعه آماده‌ای از استعدادهای تایید صلاحیت شده را در اختیار خواهید داشت. به این ترتیب، وقتی یک موقعیت شغلی خالی شد، می‌توانید سریع‌تر اقدامات لازم را انجام دهید و مبنای قوی‌تری برای برنامه‌ریزی نیروی کار در اختیار داشته باشید.

 ویژگی‌های مخزن استعداد جامع

مخزن استعداد یک پایگاه داده ساختاریافته از پروفایل‌های داوطلبان داخلی و خارجی واجد شرایط است که برای فرصت‌های شغلی یا پروژه‌های آینده مورد استفاده قرار می‌گیرد. مدیران مسوول استخدام برای پر کردن موقعیت‌های شغلی خالی، به جای اینکه از ابتدا و از صفر شروع کنند، می‌توانند از این مخزن استعداد از پیش شناسایی شده استفاده کنند. یک مخزن استعداد جامع اغلب شامل موارد زیر است:

کارکنان فعلی که پتانسیل ارتقا یا مسوولیت‌های جدید را دارند

کارکنان سابق با مهارت‌های ارزشمند که واجد شرایط استخدام مجدد هستند

متقاضیان قبلی که رقبای قدرتمندی بودند، اما در دور قبلی استخدام انتخاب نشدند

افرادی که توسط کارکنان، مدیران یا سایر ذی‌نفعان معرفی شده‌اند

پیمانکاران، فریلنسرها و کارآموزان

کاندیداهایی که از طریق مشارکت‌های استخدامی یا رویدادهای شبکه‌سازی جذب شده‌اند

افرادی که علاقه خود را به فرصت‌های شغلی نشان داده‌اند و می‌خواهند با شرکت در ارتباط باشند

مدیریت مخزن استعداد فرآیند ساخت، سازماندهی و نگهداری این پایگاه داده است تا به‌عنوان منبعی قابل اعتماد برای استخدام‌کنندگان و منابع انسانی باقی بماند.

مدیریت موثر مخزن استعداد به معنای استمرار در موارد زیر است:

تامین کاندیداها از طیف وسیعی از کانال‌ها

تقسیم‌بندی منبع بر اساس نوع نقش، مجموعه مهارت‌ها، تجربه و نیازهای استراتژیک

جذب کاندیداها از طریق ارتباطات و ایجاد روابط مداوم، حتی خارج از چرخه‌های استخدام که در حال حاضر به‌کار گرفته می‌شود.

بررسی و به‌روزرسانی منبع مهارت‌ها برای اطمینان از اینکه منعکس‌کننده اولویت‌های سازمانی و شکاف‌های مهارتی پیش‌بینی‌شده است.

استخدام‌کنندگان اغلب تحت فشار هستند تا سریعا موقعیت‌های شغلی خالی را پر کنند. یکی از بهترین راه‌ها برای نیل به این هدف، ترکیب استراتژی های مختلف جذب نیرو از طریق یک مخزن استعداد قابل اعتماد است. این امر از چند راه کلیدی حاصل می‌شود:

استخدام سریع‌تر: وقتی یک موقعیت شغلی در دسترس قرار می‌گیرد، داشتن مجموعه‌ای از کاندیداهای تایید صلاحیت شده که پیش از این علاقه خود را نشان داده‌اند، موجب می‌شود هم زمان استخدام و هم هزینه هر استخدام به طرز چشم‌گیری کاهش پیدا کند. این امر به ویژه برای استعفاهای غیرمنتظره، صنایعی که ترک شغل در آنها بالاست یا نقش‌هایی که پر کردن آنها به طرز چشم‌گیری دشوار است، بسیار ارزشمند است.

بهبود کیفیت استخدام: در یک مخزن استخدام قوی، فقط کمیت و تعداد افراد مهم نیست، بلکه کیفیت هم اهمیت دارد. تیم‌های منابع انسانی می‌توانند از طریق پرورش کاندیداها به مرور زمان افرادی را که مهارت‌های مناسب، همسویی فرهنگی و علاقه واقعی به شرکت دارند، شناسایی کنند.

دسترسی به کاندیداهای غیرفعال: بسیاری از متخصصان به طور فعال به دنبال شغل جدید نیستند، اما مایلند با سازمان‌هایی که برای آنها آحترام قائلند در ارتباط باشند. یک مخزن استعداد این امکان را برای آنها فراهم می‌کند تا به‌روزرسانی‌های شرکت را پیگیری و محتوا را بررسی کنند و بدون اینکه تحت فشار باشند، درباره فرهنگ شرکت اطلاعات بیشتری کسب کنند. به مرور زمان، برخی از این کاندیداهای غیرفعال، که تخمین زده می‌شود 70 درصد از نیروی کار را تشکیل بدهند، می‌توانند به متقاضیان فعال تبدیل شوند.

برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار: برنامه‌ریزی نیروی کار و جانشین‌پروری زمانی موفقند که افراد مناسب با مهارت‌های لازم در زمان مناسب در دسترس باشند. منابع انسانی می‌تواند از طریق یک مخزن استعداد که به خوبی مدیریت شده باشد پروفایل کاندیداها را در برنامه‌ریزی بلندمدت خود بگنجاند و آمادگی برای شکاف‌های مهارتی و نیازهای کارکنان را آسان‌تر کند.

ایجاد برند کارفرما: نحوه تعامل شما با منبع استعدادهایتان، به طور مستقیم نحوه نگرش کاندیداها به سازمان شما را شکل می‌دهد. اشتراک‌گذاری محتوای مرتبط، نمایش فرهنگ و ارزش‌های شرکت و ارسال به‌روزرسانی‌های شخصی‌سازی‌شده، می‌تواند به ایجاد درک مثبتی از برند کارفرمای شما قبل از درخواست استخدام کمک کند.

مخزن استعداد در مقابل کانال جذب استعداد

اگرچه این دو شبیه هم به نظر می‌رسند، اما مخزن استعداد و کانال جذب استعداد به یک معنی نیستند. مخزن استعداد، یک بانک اطلاعاتی گسترده از کاندیداهای بالقوه است که می‌توانند در مقطعی از آینده برای سازمان مناسب باشند. این افراد ممکن است شامل متقاضیان قبلی، افرادی که از طریق سایت‌های کاریابی یا لینکدین معرفی شده‌اند، معرفی‌نامه‌ها یا افرادی که در رویدادهای شبکه‌سازی با آنها آشنا شده‌اید، باشند. آنها وابسته به یک موقعیت شغلی خالی خاص نیستند، اما پتانسیل یا علاقه خود را نشان داده‌اند.

همین کار باعث می‌شود در صورت خالی شدن موقعیت‌های شغلی، افراد ارزشمندی برای مراجعه مجدد باشند. مخزن استعدادی که به خوبی مدیریت شده باشد، به استخدام‌کنندگان کمک خواهد کرد تا هر بار که موقعیت شغلی جدید در دسترس قرار می‌گیرد، از صفر شروع نکنند.

اما کانال جذب استعداد، هدفمندتر و ویژه نقش‌های خاص است و کاندیداهایی را دربرمی‌گیرد که به‌طور فعال برای موقعیت‌های موجود یا فرصت‌هایی که به‌زودی ایجاد خواهند شد، در نظر گرفته شده‌اند یا در حال آماده‌سازی هستند. کانال جذب استعداد به ویژه برای نقش‌های حیاتی و یا آنهایی که به سختی برای آنها جایگزینی پیدا می‌شود و ترک شغل بالایی دارند مفید است.

برای مثال، یک سازمان ممکن است مجموعه‌ای از مدیران فروش یا مهندسان نرم‌افزار واجد شرایط را حفظ کند تا وقتی یک نقش خالی می‌شود، روند استخدام بتواند سریع‌تر طی شود. در عمل منبع استعداد گروه وسیعی از کاندیداها را مورد توجه قرار می‌دهد، درحالی‌که کانال جذب استعداد افراد منتخب را برای یک نقش خاص پرورش می‌دهد.

 چگونه مخزن استعداد را مدیریت کنیم؟

درست مانند یک مخزن واقعی، یک مخزن استعداد نیز نیازمند نگهداری منظم است. داشتن یک پایگاه داده ساختار یافته، شروع خوبی برای این کار محسوب می‌شود، اما فعال و مرتبط نگه داشتنش چیزی است که آن را ارزشمند می‌کند. در ادامه چند روش برتر برای مدیریت مداوم و موثر یک مخزن استعداد ارائه شده است:

مخزن را ایجاد و سازماندهی کنید: با یافتن کاندیداها از کانال‌های مختلف مانند متقاضیان قبلی، نمایشگاه‌های شغلی، معرفی‌نامه‌ها، استخدام از محیط‌های دانشگاهی، ارتباط با لینکدین و موارد دیگر کار خود را شروع کنید. کارکنان فعلی و سابق خود را نادیده نگیرید، زیرا آنها می‌توانند منبع غنی از استعدادهای آینده باشند. سیستمی ایجاد کنید تا مشخص کند کدام استعدادهای داخلی با پتانسیل بالا و کارکنان در حال خروج باید در برنامه گنجانده شوند.

در مرحله بعد، پایگاه داده را با تقسیم‌بندی کاندیداها به دسته‌هایی مانند، مهارت‌ها، سطوح تجربه، علایق شغلی، نقش‌های بالقوه یا موقعیت مکانی، سازماندهی کنید. استفاده از علامت‌ها یا اتیکت‌ها، فراخوانی سریع کاندیداهای مناسب را هنگام خالی شدن موقعیت‌های شغلی بسیار آسان‌تر می‌کند.

از مخزن استعداد و نیازهای سازمانی خود آگاه باشید: بررسی منظم منبع استعداد را به یک کار روتین تبدیل کنید، چرا که هر چه بیشتر با آن آشنا باشید، سریع‌تر می‌توانید آن را ارزیابی کنید و ببینید آیا مخزن استعداد به اندازه کافی این توانایی را دارد که بتواند نیازهای استخدامی را برآورده کند یا خیر. مخزن استعداد خود را همسو با نیازهای در حال تحول کسب‌وکار نگه دارید. تجزیه و تحلیل نیروی کار می‌تواند در شناسایی نقش‌هایی که برای رشد حیاتی هستند و کشف شکاف‌های مهارتی که باید در آینده به آنها پرداخته شود، به شما کمک کند.

اطلاعات کاندیداها را به‌روز نگه دارید: یک مخزن استعداد که مملو از اطلاعات قدیمی و ناقص باشد، فایده چندانی نخواهد داشت. بنابراین با مراجعه مستقیم و یا استفاده از نرم‌افزارهایی که به‌روزرسانی‌ها را انجام می‌دهند، پروفایل‌های کاندیداها را به‌روز کنید. ادغام با لینکدین و سایر پلتفرم‌ها می‌تواند به‌طور خودکار تغییراتی مانند گواهینامه‌های جدید، مهارت‌های به‌روز شده یا تغییرات شغلی را ثبت کند. حتما پروفایل‌های قدیمی را بایگانی کنید تا منبع اطلاعات شما دقیق و جامع باشد.

در ارتباط باشید: اگر فقط زمانی که یک جایگاه شغلی خالی می‌شود با کاندیداها تماس بگیرید، ممکن است آنها به مرور زمان علاقه خود را از دست بدهند. ارتباط مداوم و متفکرانه به زنده نگه داشتن علاقه کاندیداها کمک می‌کند و شرکت شما را به عنوان مکانی جذاب برای کار معرفی می‌کند.

اثربخشی را اندازه‌گیری کنید: مدیریت یک مخزن استعداد فقط به معنای کامل و فعال نگه داشتن آن نیست؛ بلکه به معنای درک تاثیر آن نیز هست. معیارهای کلیدی مانند نرخ تبدیل (تعداد استخدام‌ها از این منبع)، زمان لازم برای پر کردن نقش‌ها و نرخ پاسخ کاندیداها را پیگیری کنید. این اطلاعات به شما کمک می‌کنند ارزیابی کنید که آیا تلاش‌های شما موثر بوده است یا خیر و در چه مواردی نیاز به بهبود وجود دارد.

از انطباق و حفظ حریم خصوصی داده‌ها اطمینان حاصل کنید: مخازن استعداد حاوی اطلاعات حساسی هستند، بنابراین رعایت مقررات حفاظت از اطلاعات ضروری است. همیشه رضایت کاندیداها را برای ذخیره اطلاعاتشان به دست آورید و در مورد نحوه استفاده از این اطلاعات شفاف باشید. همچنین یک سیاست نگهداری از اطلاعات ایجاد کنید. این کار باعث ایجاد اعتماد و محافظت قانونی از سازمان شما خواهد شد.

دستیابی به اهداف کسب و کار به داشتن نیروی کار کاملا مجهز و با مهارت، بستگی دارد. سازمان‌ها نیازمند منبعی انعطاف‌پذیر هستند که بتوانند برای مدیریت استخدام‌های برنامه‌ریزی‌شده و همچنین فرصت‌های شغلی غیرمنتظره به آن تکیه کنند. یک مخزن استعداد که به خوبی ساخته و با دقت مدیریت شده باشد، با گرد هم آوردن کاندیداهای داخلی و خارجی واجد شرایط در یک مکان، می‌توانداین مزیت را فراهم کند. اگر یک مخزن استعداد به طور موثر مدیریت شود، می‌تواند به پر کردن سریع نقش‌ها کمک کند، عملیات را روان نگه دارد و تاثیر ماندگاری بر موفقیت سازمان بگذارد.

منبع: AIHR